Eigentümerversammlung: Einladung und Beschlüsse vorbereiten

Die Einladung muss erkennen lassen, worüber die Eigentümer abstimmen. Welche Unterlagen sie für ihre Entscheidung brauchen, hängt davon ab, was beschlossen werden soll. Bei einer einfachen Reparatur kann ein geprüftes Angebot genügen. Bei umfangreichen oder kostspieligen Arbeiten brauchen die Eigentümer in der Regel genauere Angaben, um die vorgeschlagene Lösung und den Preis beurteilen zu können. § 23 Abs. 2 WEG, BGH, Urteil vom 27. März 2026 – V ZR 7/25, Rn. 8 und 15–19

Einladung: Form und Frist beachten

Der Verwalter lädt mindestens einmal im Jahr zur Eigentümerversammlung ein. Die Einladung soll den Eigentümern grundsätzlich mindestens drei Wochen vor der Versammlung zugehen. Bei besonderer Dringlichkeit kann die Frist kürzer sein. § 24 Abs. 1 und 4 WEG

Die Einladung muss in Textform erfolgen. Sie muss lesbar sein, den Einladenden nennen und sich speichern und unverändert wiedergeben lassen. Eine E-Mail erfüllt diese Anforderungen regelmäßig. § 24 Abs. 4 WEG, § 126b BGB

Prüfen Sie vor dem Versand die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung einschließlich späterer Änderungen. Dort können besondere Regeln zur Form oder Frist der Einladung stehen. Wiederholt eine ältere Vereinbarung lediglich die vor dem 1. Dezember 2020 geltende Zweiwochenfrist, bleibt es grundsätzlich bei den heutigen drei Wochen. Eine kürzere Frist kann gelten, wenn sich aus der Vereinbarung ergibt, dass sie auch nach einer Gesetzesänderung maßgeblich bleiben soll. § 10 Abs. 1 WEG, § 47 WEG

Halten Sie die Adressen der Eigentümer und den Versand fest. Planen Sie bei Briefen Zeit für die Zustellung ein.

Der Verwalter muss auch dann eine Versammlung einberufen, wenn die Eigentümer dies für den betreffenden Fall vereinbart haben oder wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies in Textform verlangt und dabei Zweck und Gründe angibt. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, darf der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einladen. § 24 Abs. 2 und 3 WEG

Tagesordnung: Die geplante Entscheidung muss erkennbar sein

Die Eigentümer müssen der Einladung entnehmen können, worüber sie entscheiden sollen (§ 23 Abs. 2 WEG). Die Bezeichnung muss ihnen ermöglichen, sich vorzubereiten und zu entscheiden, ob sie teilnehmen wollen. Dafür genügt nach dem BGH regelmäßig eine kurze, treffende Angabe (BGH, Urteil vom 8. Mai 2015 – V ZR 163/14, Rn. 11–12).

Wie genau der Tagesordnungspunkt sein muss, hängt davon ab, was beschlossen werden soll und welche Folgen das für die Eigentümer hat (BGH, Urteil vom 13. Januar 2012 – V ZR 129/11, Rn. 9–10). Prüfen Sie auch, ob die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung besondere Vorgaben für die Tagesordnung enthält (§ 10 Abs. 1 WEG).

Ein Beispiel: Soll die Hauseingangstür erneuert werden und sollen die Eigentümer dafür zusätzlich Geld einzahlen, kündigen Sie beides an: „Erneuerung der Hauseingangstür: Auftragsvergabe und Finanzierung durch Sonderumlage“. Unter „Sonstiges“ wäre diese Entscheidung nicht erkennbar.

Tagesordnung und Beschlussentwurf erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Tagesordnung kündigt die Entscheidung an. Der Entwurf beschreibt, was die Eigentümer konkret beschließen sollen. Bei einer Reparatur oder dem Austausch eines Bauteils empfiehlt es sich, die geplanten Arbeiten, den Auftragnehmer, die Kosten und die Finanzierung gemeinsam vorzubereiten.

Welche Unterlagen brauchen die Eigentümer vorab?

Prüfen Sie für jeden Beschlusspunkt, welche Unterlagen die Eigentümer schon vor der Versammlung brauchen. Bei einer größeren Sanierung sollten sie erkennen können, welche Arbeiten vorgesehen sind, was diese voraussichtlich kosten und wie die Gemeinschaft sie finanzieren will. Stehen mehrere technische Lösungen zur Wahl, helfen Angaben zu ihren Vor- und Nachteilen. Soll die Gemeinschaft eine Sonderumlage beschließen, sollten die Eigentümer nachvollziehen können, wie sich die zusätzliche Zahlung berechnet. BGH, Urteil vom 27. März 2026 – V ZR 7/25, Rn. 8 und 15–19, BGH, Urteil vom 24. Januar 2020 – V ZR 110/19, Rn. 11

Reparaturen: Keine feste Zahl von Vergleichsangeboten

Vor Reparaturen und anderen Arbeiten zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums müssen nicht automatisch mehrere oder sogar drei Angebote eingeholt werden. Das hat der BGH am 27. März 2026 klargestellt. Entscheidend ist, ob die Eigentümer genügend Informationen haben, um eine geeignete Leistung zu einem marktgerechten Preis auszuwählen. Welche Informationen dafür nötig sind, hängt insbesondere von der Art der Arbeiten und ihrer Dringlichkeit ab (BGH, Urteil vom 27. März 2026 – V ZR 7/25, Rn. 15–19).

Im entschiedenen Fall sollten unter anderem zwei Fensterelemente für 4.091,22 EUR ausgetauscht werden. Die Glaserei hatte sich in der Anlage bereits bewährt. Der Verwalter hatte das Angebot geprüft. Für diesen Standardauftrag genügte es. Ob ein Angebot genügt, lässt sich laut BGH nur anhand des konkreten Auftrags beurteilen (BGH, Urteil vom 27. März 2026 – V ZR 7/25, Rn. 1, 18 und 27).

Wenn die Eigentümer Leistung und Preis anhand der vorhandenen Unterlagen noch nicht beurteilen können, kann ein Vergleich weiterer Angebote nötig sein. Auch bei größeren Vorhaben kann das Konzept eines Architekten oder Bausachverständigen genügen, wenn er die Arbeiten geplant und das Angebot auf Eignung und Preis geprüft hat. Ist das gewählte Angebot ungeeignet oder überteuert, kann der Beschluss aus diesem Grund angefochten werden. BGH, Urteil vom 27. März 2026 – V ZR 7/25, Rn. 17–19 und 25

Prüfen Sie vor der Einladung auch, ob die Gemeinschaftsordnung besondere Vorgaben für die Auftragsvergabe enthält. Wenn Sie nur ein Angebot vorlegen, halten Sie fest, auf welcher Grundlage Sie es für geeignet und preislich angemessen halten.

Neuer Verwalter: Angebote rechtzeitig bekannt machen

Bei der Wahl eines neuen Verwalters sind regelmäßig Vergleichsangebote nötig. Diese langfristige Auswahlentscheidung unterscheidet der BGH ausdrücklich von der Beauftragung einer Reparatur (BGH, Urteil vom 27. März 2026 – V ZR 7/25, Rn. 10).

Schicken Sie den Eigentümern die Angebote oder eine Übersicht mit den Namen der Bewerber, der Vertragslaufzeit und der Vergütung. Geben Sie an, ob der Anbieter eine Pauschale verlangt oder die Vergütung auf mehrere Leistungen aufteilt. Wer zunächst nur die Übersicht erhält, muss auf Wunsch auch die vollständigen Angebote einsehen können. Für die Prüfung soll den Eigentümern grundsätzlich die Einladungsfrist zur Verfügung stehen. BGH, Urteil vom 24. Januar 2020 – V ZR 110/19, Rn. 10–14

Das Urteil erging zur damaligen zweiwöchigen Einladungsfrist. Übertragen auf die heutige gesetzliche Regelfrist sollten die Angaben mindestens drei Wochen vor der Versammlung vorliegen. Prüfen Sie, ob im Einzelfall eine andere Einladungsfrist gilt. Übermitteln Sie den Angebotsvergleich möglichst mit der Einladung. § 24 Abs. 4 WEG

Stimmen und Vollmachten vorab klären

Nach der gesetzlichen Grundregel hat jeder Wohnungseigentümer eine Stimme. Wer mehrere Wohnungen besitzt, hat deshalb nicht automatisch mehrere Stimmen. Gehört eine Wohnung mehreren Personen gemeinsam, können sie das Stimmrecht dafür nur einheitlich ausüben. Grundsätzlich entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. § 25 Abs. 1 und 2 WEG

Prüfen Sie anhand der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung, wie die Stimmen gezählt werden. Je nach Vereinbarung kann etwa nach Wohnungseinheiten oder nach Miteigentumsanteilen gezählt werden. Welche Mehrheit nötig ist, prüfen Sie für jeden Beschlusspunkt gesondert. § 10 Abs. 1 WEG, § 25 Abs. 1 und 2 WEG

Die Vollmacht bedarf nach dem Gesetz der Textform. Eine speicherbare E-Mail, in der der Eigentümer seinen Namen und die bevollmächtigte Person nennt, erfüllt regelmäßig die gesetzliche Textform. Prüfen Sie vorab, ob die Gemeinschaftsordnung Vorgaben zur Form der Vollmacht oder dazu enthält, wer vertreten darf. § 25 Abs. 3 WEG, § 126b BGB

Prüfen Sie bei jedem Beschlusspunkt, ob ein Stimmverbot gilt. Soll die Gemeinschaft einem Eigentümer einen Reparaturauftrag für das Gemeinschaftseigentum erteilen, darf er bei diesem Beschlusspunkt nicht mitstimmen. § 25 Abs. 4 WEG

Präsenz, hybride Teilnahme oder virtuelle Versammlung?

Wenn Sie eine hybride oder virtuelle Versammlung planen, prüfen Sie vor der Einladung, ob die Gemeinschaftsordnung, eine spätere Vereinbarung oder ein bestehender Beschluss die geplante Form zulässt. § 10 Abs. 1 WEG, § 23 Abs. 1 und 1a WEG

• Präsenzversammlung. Die Eigentümer kommen an einem Versammlungsort zusammen.
• Hybride Versammlung. Die Eigentümer können vor Ort teilnehmen oder sich elektronisch zuschalten. Für einen Beschluss über die hybride Teilnahme genügt grundsätzlich die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Beschluss legt fest, welche Rechte die Eigentümer online ausüben können. § 23 Abs. 1 S. 2 WEG, § 25 Abs. 1 WEG
• Virtuelle Versammlung. Eigentümer und Verwalter nehmen ausschließlich online teil. Die Eigentümer können diese Form mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für höchstens drei Jahre ab Beschlussfassung zulassen. Eine Vereinbarung aller Eigentümer kann die virtuelle Form ebenfalls zulassen. Die Teilnahme und die Ausübung der Rechte müssen mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Dazu gehören etwa Wortmeldungen und Abstimmungen. § 23 Abs. 1a WEG, BT-Drs. 20/12146, S. 14

Beschließen die Eigentümer vor dem 1. Januar 2028, virtuelle Versammlungen zuzulassen, muss die Gemeinschaft bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung abhalten. Darauf können die Eigentümer durch einen gesonderten einstimmigen Beschluss verzichten. Nach dem Bericht des Rechtsausschusses genügt in der Versammlung, dass keine Gegenstimme abgegeben wird. Fällt die vorgeschriebene Präsenzversammlung aus, werden die virtuell gefassten Beschlüsse allein deshalb weder nichtig noch anfechtbar. § 48 Abs. 6 WEG, BT-Drs. 20/12146, S. 14

Erläutern Sie mit der Einladung, wie die Eigentümer Zugang zur virtuellen Versammlung erhalten oder sich für die hybride Teilnahme anmelden können. Legen Sie vorab fest, wie Sie die Teilnahmeberechtigung prüfen, wie Wortmeldungen und Abstimmungen ablaufen und wer bei technischen Störungen erreichbar ist.

Protokoll und Beschluss-Sammlung einplanen

Klären Sie vor der Versammlung, wer das Protokoll erstellt. Die in der Versammlung gefassten Beschlüsse sind unverzüglich zu protokollieren. Für ein nachvollziehbares Protokoll empfiehlt es sich, den endgültigen Beschlusswortlaut, das Abstimmungsergebnis und das verkündete Ergebnis festzuhalten. Unterschreiben müssen der Vorsitzende der Versammlung, ein Wohnungseigentümer und, wenn ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, dessen Vorsitzender oder Vertreter. Prüfen Sie vorab, ob die Gemeinschaftsordnung besondere Vorgaben zur Unterzeichnung enthält. § 24 Abs. 6 WEG, § 10 Abs. 1 WEG

Setzen Sie unter jede Unterschrift den vollständigen Namen in lesbarer Schrift. Geben Sie bei der Unterschrift für den Verwaltungsbeirat zusätzlich an, ob dessen Vorsitzender oder sein Stellvertreter unterschrieben hat. So lässt sich später nachvollziehen, wer das Protokoll in welcher Funktion unterzeichnet hat.

Der Verwalter führt die Beschluss-Sammlung. Fehlt ein Verwalter, übernimmt der Vorsitzende der Eigentümerversammlung diese Aufgabe. Die Eigentümer können in diesem Fall mit Stimmenmehrheit eine andere Person dafür bestellen. § 24 Abs. 8 WEG

Die Eintragungspflicht erfasst Beschlüsse und gerichtliche Entscheidungen, die nach dem 1. Juli 2007 ergangen sind. Welche Angaben in die Sammlung gehören, hängt von der Art des Eintrags ab. § 24 Abs. 7 S. 2 WEG

• Bei einem in der Versammlung verkündeten Beschluss gehören der Beschlusswortlaut sowie Ort und Datum der Versammlung in die Sammlung. § 24 Abs. 7 S. 2 Nr. 1 WEG
• Bei einem Umlaufbeschluss gehören der Beschlusswortlaut sowie Ort und Datum seiner Verkündung in die Sammlung. § 24 Abs. 7 S. 2 Nr. 2 WEG
• Bei einer gerichtlichen Entscheidung aus einem Rechtsstreit nach § 43 WEG gehören die Urteilsformel, das Entscheidungsdatum, das Gericht und die Parteien in die Sammlung. § 24 Abs. 7 S. 2 Nr. 3 WEG, § 43 WEG

Nummerieren Sie die Einträge fortlaufend. Tragen Sie verkündete Beschlüsse unverzüglich ein, auch wenn die Unterschriften unter dem Protokoll noch ausstehen. § 24 Abs. 6 und Abs. 7 S. 3 und 7 WEG

Was ist bei einer Klage oder einem Rechtsmittel zu vermerken?

Wird der Gemeinschaft eine Anfechtungsklage zugestellt, vermerken Sie die Anfechtung unverzüglich beim betroffenen Beschluss und datieren Sie den Vermerk. Warten Sie damit nicht auf das Urteil. Gericht, Aktenzeichen und Zustellungsdatum helfen, die Klage später zuzuordnen. Die Klageschrift selbst bleibt bei den Verfahrensunterlagen. Über die Erhebung der Klage müssen Sie die Eigentümer gesondert und unverzüglich informieren. § 24 Abs. 7 S. 4 und 7 WEG, § 44 Abs. 2 S. 2 WEG, § 253 Abs. 1 ZPO

Die Beschluss-Sammlung ist kein Verzeichnis aller laufenden Prozesse. Eine Klage auf Zahlung von Hausgeld löst zum Beispiel keinen Anfechtungsvermerk aus. § 24 Abs. 7 S. 2–4 WEG

Wird gegen eine eingetragene gerichtliche Entscheidung etwa Berufung eingelegt, vermerken Sie das bei dieser Entscheidung. Wird ein Beschluss oder eine eingetragene Entscheidung aufgehoben, vermerken Sie die Aufhebung oder löschen Sie den bisherigen Eintrag. Eine Löschung ist auch möglich, wenn der Eintrag aus einem anderen Grund für die Eigentümer keine Bedeutung mehr hat. Erledigen Sie auch diese Vermerke und Löschungen unverzüglich und datieren Sie sie. Ein neuer Beschluss, der den bisherigen aufhebt, gehört als eigener Eintrag in die Sammlung. Für die Urteilsformel einer aufhebenden Gerichtsentscheidung gilt das ebenfalls, soweit es sich um einen Rechtsstreit nach § 43 WEG handelt. § 24 Abs. 7 S. 2 und S. 4–7 WEG, § 43 WEG

Wohnungseigentümer und von ihnen ermächtigte Dritte können Einsicht in die Beschluss-Sammlung verlangen. Für die Erhebung einer Anfechtungsklage gilt ein Monat, für ihre Begründung insgesamt zwei Monate, jeweils ab der Beschlussfassung. § 24 Abs. 7 S. 8 WEG, § 45 S. 1 WEG

Gehen Sie vor dem Versand die Tagesordnung mit den vorbereiteten Beschlusstexten durch. Bei einem Handwerkerauftrag sollten die Eigentümer aus Einladung und Unterlagen erkennen können, welche Arbeiten geplant sind, was sie kosten und wie die Gemeinschaft sie bezahlt.