Verwaltungsunterlagen: Einsicht gezielt vorbereiten

Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in ihre Verwaltungsunterlagen verlangen. So lässt sich etwa prüfen, welche Verträge die Gemeinschaft geschlossen hat, wofür sie Geld ausgegeben hat oder welche Angebote für eine anstehende Sanierung vorliegen. Das Recht gilt für Unterlagen auf Papier und in digitaler Form. § 18 Abs. 4 WEG, AG Mitte, Beschluss vom 23. April 2026 – 29 C 11/26 EVWEG, Rn. 19

An wen richtet sich die Anfrage?

Richten Sie Ihre Anfrage an die WEG-Verwaltung. Sie organisiert die Einsicht im Namen der Gemeinschaft. Gibt es keinen Verwalter, vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft grundsätzlich gemeinsam. Klären Sie dann mit den anderen Eigentümern, wo die Unterlagen liegen und wer sie für den Termin bereitlegt. § 9b Abs. 1 WEG

Für die Einsicht brauchen Sie grundsätzlich keinen besonderen Anlass. Wenn Sie in Ihrer Anfrage das Thema und den Zeitraum nennen, kann die Verwaltung die passenden Unterlagen schneller zusammenstellen.

Welche Unterlagen können Eigentümer einsehen?

Maßgeblich ist, ob die Unterlagen die Verwaltung Ihrer Gemeinschaft betreffen. Dazu gehören etwa Beschlüsse und Protokolle, Verträge, Angebote, Rechnungen und Zahlungsbelege. Auch E-Mails mit dem Verwaltungsbeirat können dazugehören, wenn sie Angelegenheiten der Gemeinschaft betreffen. AG Mitte, Beschluss vom 23. April 2026 – 29 C 11/26 EVWEG, Rn. 19

Auch Protokolle des Verwaltungsbeirats gehören zu den Verwaltungsunterlagen. Die Gemeinschaft muss unter Umständen Unterlagen zurückfordern, die sie bei Dritten verwahrt. In einem Frankfurter Fall konnte sie die Herausgabe vom Steuerberater verlangen. Das Gericht hielt ihr die Beschaffung für zumutbar. LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 13. Januar 2025 – 2-13 S 615/23, Rn. 6–7

Wo liegen die Grenzen der Einsicht?

Das Einsichtsrecht umfasst die vorhandenen Unterlagen der eigenen Gemeinschaft. Private Mitschriften von Beiratsmitgliedern gehören nicht dazu. Für die Einsicht muss die WEG-Verwaltung grundsätzlich keine neuen Unterlagen erstellen. Interne Nachrichten ohne Bezug zur Gemeinschaft kann sie aussondern. LG Frankfurt am Main, Beschluss vom 13. Januar 2025 – 2-13 S 615/23, Rn. 6–7, AG Mitte, Beschluss vom 23. April 2026 – 29 C 11/26 EVWEG, Rn. 19 und 26

Enthält ein Beleg personenbezogene Daten, kommt es darauf an, welche Angaben für die Einsicht erforderlich sind. Eine private Telefonnummer auf einer Handwerkerrechnung kann die WEG-Verwaltung beispielsweise schwärzen, wenn sie für die Prüfung keine Rolle spielt. Leistung und Rechnungsbetrag müssen dabei nachvollziehbar bleiben. Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, Landesbeauftragter für den Datenschutz Rheinland-Pfalz, Immobilienverwaltung

Wer Einsicht allein verlangt, um jemandem zu schaden, verstößt gegen das Schikaneverbot. Auch ein sonstiger Rechtsmissbrauch kann das Einsichtsrecht begrenzen. Mehrere Einsichtstermine allein reichen dafür nicht. Das Amtsgericht Mitte hielt in einem Kostenbeschluss eine weitere Einsicht vor einer anstehenden Versammlung trotz mehrerer früherer Termine für berechtigt. § 226 BGB, § 242 BGB, AG Mitte, Beschluss vom 23. April 2026 – 29 C 11/26 EVWEG, Rn. 20–23

Müssen digitale Unterlagen per E-Mail zugeschickt werden?

Die WEG-Verwaltung kann digitale Unterlagen etwa an einem Bildschirm im Büro zeigen. Das Landgericht Frankfurt hat entschieden, dass das gesetzliche Einsichtsrecht allein keinen Anspruch auf Zusendung von Dateien gibt. Das galt im entschiedenen Fall auch, obwohl der Eigentümer die Kosten übernehmen wollte. Die WEG-Verwaltung kann die Unterlagen freiwillig digital bereitstellen. LG Frankfurt am Main, Urteil vom 21. Mai 2026 – 2-13 S 60/25, Rn. 4–10

Wie bereiten Sie die Einsicht vor?

Fordern Sie die Unterlagen früh an, wenn Sie sie für eine Eigentümerversammlung brauchen. Bei einer geplanten Dachsanierung helfen die Leistungsbeschreibung und die Angebote, Umfang und voraussichtliche Kosten einzuschätzen. Ist der Auftrag schon ausgeführt, zeigen Rechnung und Zahlungsbeleg, was abgerechnet und wann und in welcher Höhe gezahlt wurde. Geht es um den Kostenanteil Ihrer Wohnung, vergleichen Sie die Einzelabrechnung mit dem geltenden Verteilungsschlüssel.

Notieren Sie beim Termin, welche Belege Sie gesehen haben und welche noch fehlen. Bleibt eine Frage offen, nennen Sie den konkreten Beleg oder die Buchung, auf die sie sich bezieht. Ein zusätzlicher Anspruch auf Auskunft kommt in Betracht, wenn sich eine notwendige Information auch nach der Einsicht nicht aus den Unterlagen ergibt. LG Frankfurt am Main, Urteil vom 21. Mai 2026 – 2-13 S 60/25, Rn. 15–17

Was tun, wenn die Einsicht ausbleibt?

Fragen Sie schriftlich nach und bitten Sie um einen Termin. Halten Sie fest, wann Sie die Einsicht angefragt haben und welche Unterlagen noch fehlen. Lehnt die WEG-Verwaltung die Einsicht ganz oder teilweise ab, bitten Sie um eine konkrete Begründung. Steht eine Eigentümerversammlung kurz bevor, nennen Sie das Datum und den Tagesordnungspunkt, für den Sie die Unterlagen brauchen.

In dringenden Fällen kann das Gericht die Einsicht durch eine einstweilige Verfügung anordnen. In einem Berliner Eilverfahren benötigten Eigentümer Unterlagen für mehrere anstehende Abstimmungen. Eine Einsicht erst nach der Versammlung hätte ihnen bei der Vorbereitung nicht mehr geholfen. Das Amtsgericht erläuterte dies, als es später über die Kosten des Eilverfahrens entschied. AG Mitte, Beschluss vom 23. April 2026 – 29 C 11/26 EVWEG, Rn. 12–16 und 24–26

Wenn Sie einen Beschluss anfechten lassen wollen, laufen die Fristen auch bei ausstehender Einsicht weiter. Für die Klageerhebung gilt ein Monat, für die Begründung insgesamt zwei Monate, jeweils ab der Beschlussfassung. Halten Sie das Beschlussdatum fest und beauftragen Sie frühzeitig einen Rechtsanwalt. § 45 WEG